SEPA im Verein

Besonders Vereine ziehen die Beiträge der Mitglieder häufig mittels Lastschrift oder Abbuchung ein.

Deswegen sind Vereine auch von den veränderten Vorschriften für SEPA Lastschriften betroffen.

Es bedarf aufgrund der häufigen Nutzung der Lastschriften einer ausführlichen Informattion und Vorbereitung seitens des Vorstands und besonders des Kassiers.

Sie müssen:

• Sich bei der Bundesbank eine Gläubiger-Id zuteilen lassen. Jeder kann dies selbst sehr einfach im Internet beantragen. http://www.glaeubiger-id.bundesbank.de/
• Abbuchungsaufträge sind mit Privatpersonen unter SEPA nicht mehr möglich. Sollten Sie bisher Abbuchungsaufträge für ihre Mitglieder verwendet haben müssen Sie neue SEPA Basislastschriften einholen.
• Bisherige Einzugsermächtigungen zum Lastschrifteinzug können in gültige SEPA Mandate umgewandelt werden. Als Verein informieren sie die Mitglieder durch einen Brief über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften zur SEPA Basislastschrift. Besonders wichtig ist, dass die ursprünglichen Einzugsermächtigungen im Original vorliegen. Das Anschreiben ergänzt die bisherigen Lastschriften sozusagen um die nach SEPA erforderlichen Pflichtangaben. Die notwendigen Mustertexte erhalten Sie von Ihrer Bank.
• Überprüfen ob ihre Banking Software bereits SEPA fähig ist.
• Von allen Mitgliedern die korrekte IBAN und BIC einholen oder selbst konvertieren.
• Entscheiden welche Angabe die Mandatsreferenz werden soll. Z.B. Die Mitgliedsnummer.
• Wie die verpflichtend vorgeschriebene Vorabankündigung (Pre-Notification) erfüllt wird. Der Inhalt des Schreibens ist ebenfalls verpflichtend vorgeschrieben. Es kann auch durch Ergänzung bestehender Schreiben erfolgen. Allerdings muss der Lastschriftbetrag und der Einzugstermin bereits im Schreiben genannt sein. Plus Gläubiger-ID und Mandatsreferenz. Das Schreiben muss zusätzlich 14 Tage vor der Fälligkeit versandt werden.
• Erst – Einreichung der Lastschriften mindestens sechs Bankarbeitstage vor Fälligkeit.
• Wenn bisher die Lastschriften per Papierlastschrift, Diskette oder USB-Stick zur Bank gegeben wurden müssen sie dringend mit ihrer Bank den zukünftigen Transportweg klären. Eine Umstellungmauf eine SEPA fähige Banking Software erscheint sinnvoll.
• Die Beschlussfassungen auf der nächsten Generalversammlung vorbereiten. Das sind z.B.
  - Umdeutung der Einzugsermächtigungen oder Einholen neuer Unterschriften wenn die Originale fehlen.
  - Festlegung des zukünftigen Fälligkeitstermins für die Beiträge.
  -  Festlegung der Mandatsreferenz
  - Festlegung der zukünftigen Vorabinformation, z.B. Einladungsschreiben zur Generalversammlung.
  - Beschluss zur Verkürzung der Vorlaufzeit für die Vorabinformation auf einen Tag.